Datenschutzhinweise für Veranstaltungen von EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V.

Datenschutzhinweise für Veranstaltungen von EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V.

Stand: Juni 2026

Diese Datenschutzhinweise informieren darüber, wie EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V. personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Veranstaltungen verarbeitet. Sie gelten insbesondere für Netzwerktreffen, Informationsveranstaltungen, Workshops, EX-IN-Cafés, Fachveranstaltungen, hybride Veranstaltungen, Online-Veranstaltungen sowie vergleichbare Formate.

  1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V.
Henrik-Ibsen-Straße 20
18106 Rostock
E-Mail: info@ex-in-mv.de
Telefon: 0381 260 55 25 0

Anfragen zum Datenschutz können jederzeit an die oben genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden.

  1. Zwecke der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden im Rahmen von Veranstaltungen verarbeitet, soweit dies für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung erforderlich ist.

Dies umfasst insbesondere:

  • Verwaltung von Anmeldungen
  • Kommunikation mit angemeldeten Personen
  • Versand von Informationen zur Veranstaltung
  • Versand von Zugangsdaten für Online- oder Hybridveranstaltungen
  • Erstellung von Teilnehmendenlisten für die interne Organisation
  • Planung von Räumen, Technik, Barrierefreiheit und Unterstützungsbedarfen
  • Durchführung und Dokumentation der Veranstaltung
  • Nachbereitung der Veranstaltung
  • Information über thematisch passende weitere Veranstaltungen und Angebote, sofern hierfür eine entsprechende Einwilligung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse besteht
  1. Verarbeitete Daten

Je nach Veranstaltung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer, sofern angegeben
  • Organisation, Einrichtung oder beruflicher Hintergrund, sofern angegeben
  • Rolle oder Bezug zur Veranstaltung, zum Beispiel interessierte Person, Fachkraft, Arbeitgebende, betroffene Person, Angehörige, Genesungsbegleitung oder Erfahrungsexpertise
  • Angaben zur Art der Teilnahme, zum Beispiel vor Ort oder online
  • Hinweise zur Barrierefreiheit, Begleitpersonen oder sonstige organisatorisch relevante Angaben
  • Nachrichten oder Anmerkungen, die über ein Anmeldeformular oder per E-Mail übermittelt werden
  • technische Daten bei Online- oder Hybridveranstaltungen, zum Beispiel Name im Videokonferenzsystem, Einwahldaten, IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme und technische Verbindungsdaten

Es werden nur solche Daten verarbeitet, die für die jeweilige Veranstaltung erforderlich sind oder freiwillig mitgeteilt werden.

  1. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung.

Soweit die Daten zur Anmeldung, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Daten zur allgemeinen Organisation, Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit oder Wahrung berechtigter Interessen des Vereins verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit eine Einwilligung eingeholt wird, zum Beispiel für den Versand weiterer Informationen oder für bestimmte Foto-, Video- oder Tonaufnahmen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

  1. Online- und Hybridveranstaltungen

Viele Veranstaltungen von EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V. werden hybrid oder online durchgeführt. Dabei können Videokonferenzsysteme oder andere digitale Werkzeuge eingesetzt werden.

Bei der Teilnahme an Online- oder Hybridveranstaltungen können je nach eingesetztem System technische Daten verarbeitet werden, zum Beispiel:

  • Name oder Anzeigename
  • E-Mail-Adresse, sofern für die Teilnahme erforderlich
  • Zeitpunkt des Beitritts und Verlassens der Veranstaltung
  • IP-Adresse
  • Geräte- und Verbindungsinformationen
  • Chatbeiträge, sofern die Chatfunktion genutzt wird
  • Wortbeiträge, sofern Mikrofon oder Kamera aktiviert werden

Teilnehmende können in der Regel selbst entscheiden, ob sie Kamera und Mikrofon aktivieren. Bei Wortbeiträgen, Chatbeiträgen oder sichtbarer Teilnahme können personenbezogene Daten für andere Teilnehmende erkennbar sein.

  1. Foto-, Video- und Tonaufnahmen bei Veranstaltungen

Bei Veranstaltungen von EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V. können Foto-, Video- und gegebenenfalls Tonaufnahmen erstellt werden.

Die Aufnahmen dienen insbesondere folgenden Zwecken:

  • Dokumentation der Veranstaltung
  • Öffentlichkeitsarbeit des Vereins
  • Information über die Arbeit von EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V.
  • Berichterstattung auf der Website des Vereins
  • Berichterstattung in sozialen Medien
  • Verwendung in Präsentationen, Jahresberichten, Projektberichten, Flyern, Informationsmaterialien oder Pressearbeit

Dabei können auch Übersichtsaufnahmen, Gruppenaufnahmen und Aufnahmen der Veranstaltungssituation entstehen. Es wird darauf geachtet, die Persönlichkeitsrechte der Teilnehmenden zu wahren.

Gezielte Einzelaufnahmen oder Interviews werden nach Möglichkeit nur nach vorheriger Absprache erstellt. Für besonders hervorgehobene Einzelaufnahmen, Portraits, Interviews oder persönliche Erfahrungsberichte kann eine gesonderte Einwilligung eingeholt werden.

Personen, die nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, können dies dem Organisationsteam vor oder während der Veranstaltung mitteilen. EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V. wird dies im Rahmen der organisatorischen Möglichkeiten berücksichtigen.

Eine entsprechende Mitteilung kann auch vorab per E-Mail erfolgen an:

info@ex-in-mv.de

Bitte beachten: Bei größeren Veranstaltungen kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass Personen auf Übersichts- oder Gruppenaufnahmen im Hintergrund erkennbar sind. Das Organisationsteam bemüht sich jedoch, entsprechende Hinweise zu berücksichtigen.

  1. Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen

Foto- und Videoaufnahmen können insbesondere auf folgenden Wegen veröffentlicht werden:

  • Website von EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V.
  • Social-Media-Kanäle von EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V.
  • Newsletter oder E-Mail-Informationen
  • Projektberichte
  • Jahresberichte
  • Fördermittelberichte
  • Pressemitteilungen
  • Flyer, Präsentationen und Informationsmaterialien

Die Veröffentlichung erfolgt nur im Zusammenhang mit der Arbeit von EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V., der Dokumentation der jeweiligen Veranstaltung oder der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins.

  1. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur durch Personen verarbeitet, die mit der Organisation, Durchführung oder Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung betraut sind.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, eine Einwilligung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse besteht.

Mögliche Empfänger können insbesondere sein:

  • interne Organisationsteams
  • Referierende oder Moderierende, soweit erforderlich
  • technische Dienstleistende für Online- oder Hybridveranstaltungen
  • Dienstleistende für Website, E-Mail, IT oder Veranstaltungsorganisation
  • Fördermittelgeber, soweit Nachweise im Rahmen von Projektberichten erforderlich sind und dies zulässig ist
  • Presse oder Öffentlichkeit nur im Rahmen veröffentlichter Foto-, Video- oder Veranstaltungsberichte
  1. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung erforderlich ist.

Anmeldedaten werden in der Regel nach Abschluss der Veranstaltung und der organisatorischen Nachbereitung gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Fördermittelanforderungen oder berechtigten Dokumentationsinteressen entgegenstehen.

Daten, die im Zusammenhang mit Fördermittelabrechnungen, Nachweisen oder Projektberichten erforderlich sind, können entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.

Foto- und Videoaufnahmen, die für Öffentlichkeitsarbeit, Dokumentation oder Projektberichte verwendet werden, können länger gespeichert werden, solange ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation der Vereinsarbeit besteht oder eine Einwilligung nicht widerrufen wurde.

  1. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung insbesondere folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
  • Recht auf Löschung personenbezogener Daten
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar
  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an:

info@ex-in-mv.de

  1. Widerspruch gegen Foto- und Videoaufnahmen

Personen, die nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, können dies jederzeit mitteilen.

Dies ist möglich:

  • vorab per E-Mail an info@ex-in-mv.de
  • bei der Anmeldung zur Veranstaltung
  • direkt beim Organisationsteam vor Ort
  • während der Veranstaltung beim Organisationsteam

Das Organisationsteam wird entsprechende Hinweise nach Möglichkeit berücksichtigen und Fotografierende oder Filmende entsprechend informieren.

  1. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde für Mecklenburg-Vorpommern ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Werderstraße 74a
19055 Schwerin
Website: https://www.datenschutz-mv.de

  1. Pflichtangaben und freiwillige Angaben

Die für die Anmeldung als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind erforderlich, damit die Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung organisiert werden kann.

Weitere Angaben, zum Beispiel Hinweise zur Barrierefreiheit, Begleitpersonen, Organisation oder persönliche Anmerkungen, sind freiwillig. Sie helfen dem Organisationsteam, die Veranstaltung besser vorzubereiten.

  1. Sicherheit der Verarbeitung

EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V. trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff oder unberechtigter Weitergabe zu schützen.

  1. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise können bei Bedarf angepasst werden, insbesondere wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Abläufe oder Veranstaltungsformate ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf der Website von EX-IN Mecklenburg-Vorpommern e. V. veröffentlicht.